Tietokantojen luominen ja levittäminen Microsoft Accessissa

Ohjelman päätarkoituksena on luoda ja käyttää tietokantoja, jotka voidaan yhdistää sekä pieniin että suuriin yrityksiin. Sen avulla voit hallita tietoja, muokata ja tallentaa tietoja.

Microsoft Office Suite -sovellus - Access - toimii tietokantojen kanssa.

Uuden tietokannan luominen

Luonnollisesti ennen työn aloittamista sinun on luotava tai avattava olemassa oleva tietokanta.

Avaa ohjelma ja siirry päävalikkoon klikkaamalla "Tiedosto" -komentoa ja valitse "Luo" -ruutu. Uuden tietokannan luomisen yhteydessä näyttöön tulee tyhjä sivu, jossa on yksi taulukko tai Web-tietokanta, jonka avulla voit käyttää ohjelman sisäänrakennettuja työkaluja esimerkiksi julkaisuihin Internetissä.

Lisäksi uuden tietokannan luomisen maksimoimiseksi käyttäjällä on valikoima malleja luoda tietokanta, joka keskittyy tiettyyn tehtävään. Tämä, muuten, voi auttaa sinua nopeasti luomaan tarvittavan taulukon muodon asettamatta kaikkea manuaalisesti.

Tietokannan täyttäminen

Tietokannan luomisen jälkeen on tarpeen täyttää se asiaankuuluvilla tiedoilla, joiden rakenne on harkittava etukäteen, koska ohjelman toiminnallisuus mahdollistaa tietojen tallentamisen useissa muodoissa:

  1. Nyt kätevin ja yleisimpiä tietorakenteita on taulukko. Accessin taulukot eivät kyvykkyyttään ja ulkonäöltään poikkea kovasti Excelistä, mikä puolestaan ​​yksinkertaistaa huomattavasti tiedonsiirtoa ohjelmasta toiseen.
  2. Toinen tapa syöttää tietoja on lomakkeita, ne ovat jonkin verran samanlaisia ​​kuin taulukot, mutta antaa enemmän visuaalista näyttöä.
  3. Voit laskea ja näyttää tietokannastasi tietoja, joiden avulla voit analysoida ja laskea esimerkiksi tulosi tai vastapuolten lukumäärän, joiden kanssa työskentelet. Ne ovat hyvin joustavia ja mahdollistavat laskelmien tekemisen syötettyjen tietojen mukaan.
  4. Uusien tietojen vastaanottaminen ja lajittelu ohjelmassa suoritetaan pyyntöjen avulla. Niiden avulla voit löytää tiettyjä tietoja useiden taulukoiden joukosta sekä luoda tai päivittää tietoja.

Kaikki edellä mainitut toiminnot sijaitsevat työkalupalkissa "Luo" -välilehdessä. Siellä voit valita, mitä elementtiä haluat luoda, ja sitten avautuvassa "Konstruktorissa" muokata sitä.

Tietokannan luominen ja tietojen tuonti

Kun olet luonut uuden tietokannan, näet vain tyhjän pöydän. Voit tehdä sen manuaalisesti tai täyttää sen kopioimalla tarvittavat tiedot Internetistä. Huomaa, että jokainen annettava tieto on sijoitettava erilliseen sarakkeeseen, ja jokaisella merkinnällä pitäisi olla oma rivi. Muuten, sarakkeet voidaan nimetä uudelleen navigoidakseen paremmin niiden sisältöön.

Jos kaikki tarvitsemasi tiedot ovat toisessa ohjelmassa tai ohjelmalähteessä, ohjelma mahdollistaa tietojen tuonnin.

Kaikki tuontiasetukset sijaitsevat erillisessä välilehdessä ohjauspaneelissa, jota kutsutaan nimellä "Ulkoiset tiedot". Tässä kohdassa "Tuonti ja yhteydet" luetellaan käytettävissä olevat tiedostomuodot, kuten Excel-asiakirjat, Access, teksti- ja XML-tiedostot, Internet-sivut, Outlook-kansiot jne. Kun olet valinnut tarvittavan muodon, josta tiedot siirretään, tarvitset määritä tiedoston sijainnin polku. Jos se sijaitsee missä tahansa palvelimessa, ohjelma vaatii palvelimen osoitteen syöttämisen. Kun tuodaan, kohtaat erilaisia ​​asetuksia, jotka on suunniteltu siirtämään tiedot oikein Accessiin. Noudata ohjelman ohjeita.

Avainavaimet ja taulukon suhteet

Taulukon luomisessa ohjelma jakaa automaattisesti jokaisen merkinnän ainutlaatuisella avaimella. Oletuksena se on sarakkeella nimiä, jotka laajenevat, kun uusia tietoja lisätään. Tämä sarake on ensisijainen avain. Näiden perusavainten lisäksi tietokanta voi sisältää myös kenttiä, jotka liittyvät toiseen taulukkoon sisältyviin tietoihin.

Esimerkiksi sinulla on kaksi taulukkoa, jotka sisältävät siihen liittyviä tietoja. Esimerkiksi niitä kutsutaan "päiväksi" ja "suunnitelmaksi". Valitsemalla "Maanantai" -kentän ensimmäisessä taulukossa voit liittää sen mihin tahansa kenttään "Plan" -taulukossa, ja kun siirrät kohdistimen jonkin näistä kentistä, näet tiedot ja niihin liittyvät solut.

Tällaiset suhteet helpottavat tietokannan luettavuutta ja lisäävät varmasti sen kätevyyttä ja tehokkuutta.

Suhteen luomiseksi siirry "Työskentely tietokantoihin" -välilehdellä ja valitse "Suhteet" -alueelta "Tietojärjestelmä" -painike. Näyttöön tulevassa ikkunassa näet kaikki käsiteltävät tietokannat. On huomattava, että tietokannoissa on oltava erityisiä kenttiä ulkoisille avaimille. Esimerkissä, jos haluat näyttää viikonpäivän tai numeron toisessa taulukossa, jätä kenttä tyhjäksi, kutsumalla sitä Päiväksi. Määritä myös kenttien muoto, koska sen pitäisi olla sama molemmissa taulukoissa.

Kun olet avannut kaksi taulukkoa, vedä linkitettävä kenttä erityisesti valmisteltuun kenttään vierasavainta varten. Näyttöön tulee "Muokkaa suhteita" -ikkuna, jossa näet erikseen valitut kentät. Varmista, että molempien niihin liittyvien kenttien ja taulukoiden tiedot muuttuvat, valitse ruutu ”Tietojen eheyden varmistaminen”.

Pyyntöjen luominen ja tyypit

Pyyntö on toimenpide ohjelmassa, jonka ansiosta käyttäjä voi muokata tai syöttää tietoja tietokantaan. Itse asiassa pyynnöt on jaettu kahteen tyyppiin:

  1. Valittavat pyynnöt, joiden ansiosta ohjelma saa tiettyjä tietoja ja tekee siihen laskelmia.
  2. Toimintopyynnöt, jotka lisäävät tietoja tietokantaan tai poistavat sen.

Kun valitset "Luo" -välilehdessä "Hakutoiminto", ohjelma suorittaa tietyn tyyppisen kyselyn luomisprosessin. Noudata ohjeita.

Pyynnöt voivat suuresti auttaa järjestämään tietoja ja aina viittaamaan tiettyihin tietoihin.

Voit esimerkiksi luoda valintapyynnön tietyille parametreille. Jos haluat nähdä tietyn päivän tai päivän päivän taulukon tiedot koko ajan, voit määrittää samanlaisen kyselyn. Valitse "Kyselysuunnittelija" ja siinä tarvittava taulukko. Oletusarvoisesti pyyntö on valinnainen, se tulee selväksi, kun tarkastelet työkaluriviä "Valinta" -painikkeella. Jotta ohjelma etsiisi tarvitsemasi ajankohdan tai päivämäärän, etsi rivi ”Valintatila” ja kirjoita ilmaus [mikä päivä?]. Muista, että kysely on sijoitettava neliösilmukoihin [] ja lopetettava kysymysmerkki tai kaksoispiste.

Tämä on vain yksi mahdollisuuksista käyttää kyselyjä. Itse asiassa voit myös luoda uusia taulukoita, valita tietoja kriteerien mukaan jne.

Mukauta ja käytä lomakkeita

Lomakkeiden käytön ansiosta käyttäjä voi helposti tarkastella kunkin kentän tietoja ja vaihtaa olemassa olevien merkintöjen välillä. Pitkän aikavälin panosten avulla lomakkeiden käyttö yksinkertaistaa tietojen käsittelyä.

Avaa "Luo" -välilehti ja etsi "Lomake" -kohtaa klikkaamalla, mihin standardilomake tulee näkyviin taulukon tietojen perusteella. Ilmoitetut kentät, joissa on tietoa, ovat kaikenlaisten muutosten kohteena, mukaan lukien korkeus, leveys jne. Huomaa, että jos taulukossa on suhteita, näet ne ja ne voidaan konfiguroida uudelleen samassa ikkunassa. Ohjelman alareunassa näet nuolet, joiden avulla voit avata taulukon jokaisen sarakkeen peräkkäin tai siirtyä välittömästi ensimmäiseen ja viimeiseen. Nyt jokainen niistä on erillinen merkintä, jonka kentät voit muokata klikkaamalla hiiren painiketta "Lisää kenttiä". Muutettu ja kirjoitettu tällä tavalla tiedot näytetään taulukossa ja kaikissa siihen liittyvissä taulukoissa. Kun olet asettanut lomakkeen, sinun täytyy tallentaa se painamalla näppäinyhdistelmää "Ctrl + S".

Ilmoita luominen

Raporttien päätarkoituksena on antaa käyttäjälle yleinen yhteenveto taulukosta. Raportin avulla voit luoda täysin mitä tahansa, riippuen tiedoista.

Ohjelman avulla voit valita raportin tyypin ja valita muutaman:

  1. Raportti - automaattinen raportti luodaan käyttäen kaikkia taulukossa annettuja tietoja, mutta tietoja ei ryhmitellä.
  2. Tyhjä raportti on tyhjä lomake, jonka tiedot voidaan valita vaadituista kentistä.
  3. Raporttitoiminto - auttaa sinua käymään läpi raportin luomisprosessin ja ryhmittelemään ja muotoilemaan tiedot.

Voit tyhjässä raportissa lisätä, poistaa tai muokata kenttiä, täyttää ne tarvittavilla tiedoilla, luoda erityisiä ryhmiä, jotka auttavat erottamaan tietyt tiedot muusta ja paljon muuta.

Edellä mainitut ovat kaikki perusasiat, jotka auttavat sinua käsittelemään ja mukauttamaan Access-ohjelmaa itsellesi, mutta sen toiminnallisuus on melko laaja ja mahdollistaa tarkemmin käsiteltyjen toimintojen hienosäätö.